Vorwort:
Regelmäßig werden wir von unseren Kunden nach einer Lösung in Form eines DMS für JTL gefragt, um weiterführende Dokumente zu Vorgängen innerhalb der Wawi zu hinterlegen, um darauf später intern zugreifen zu können. Denn leider bietet die JTL Wawi – zumindest in der zum Zeitpunkt dieses Beitrages aktuellen Version (1.7) – keine Möglichkeit um Lieferanten, Lieferantenbestellungen, Aufträgen, Kunden, etc. mit weiterführenden Informationen und Dokumenten zu ergänzen.
Dabei ist die Art der Anhänge oft vielfältig. Seien es Rahmenverträge mit Kunden oder Lieferanten, Produktinformationen zur internen Verwendung oder aber weiterführende Informationen zu Aufträgen oder Rechnungen.
Zwar gibt es mit ecoDMS eine Möglichkeit, die sich mit JTL Wawi verbinden lässt, allerdings ist diese Variante nicht immer gewünscht, bietet manchen Kunden zuviel nicht benötigten Funktionsumfang oder eignet sich aus anderen Gründen nicht.
Vorgangsbezogene Dokumentenverwaltung mit JTL Bordmitteln:
“Eine einfache und sinnvolle Ordnerstruktur auf unserem Server, die nahe am jeweiligen Vorgang der Wawi ist, würde uns eigentlich schon reichen”
Und genau hier setzen wir heute mit unserem Beispiel an – Benötigt werden hier lediglich: Idealerweise ein Netzlaufwerk, etwas Vorbereitung der Struktur betreffend und ein bisschen Expertise mit JTL Workflows. Das wars.
Beispiele:
Bevor wir loslegen, empfiehlt es sich, sich etwas über die generelle Struktur und den Aufbau der Ordner zu unterhalten. Ein hierarchischer Ordneraufbau könnte wie folgt aussehen:
Bis dahin erstmal noch keine Raketenwissenschaft – Die einzige Herausforderung ist nun, auf diese Ordnerstruktur nun auch über die Wawi zugreifen zu können. Und genau hier kommen Workflows – besser gesagt manuelle Workflows – zum Einsatz.
Beispielhafte Variante: Wir wollen Informationen zur jeweiligen Lieferantenbestellung hinterlegen.
Dafür brauchen wir lediglich einen Workflow und etwas Powershell:
- Programm/Skript:
C:\Windows\System32\WindowsPowerShell\v1.0\powershell.exe
- Parameter:
-Command "[system.io.directory]::CreateDirectory('C:\DMS\Lieferanten\{{ Vorgang.Lieferant.Firma }}\Lieferantenbestellungen\{{ Vorgang.Belegnummer }}')" ii C:\DMS\Lieferanten\{{ Vorgang.Lieferant.Firma }}\Lieferantenbestellungen\{{ Vorgang.Belegnummer }}
Nach dem Speichern steht nun im Bereich “Lieferantenbestellungen” ein manueller Workflow zur Verfügung, der, falls gefeuert, Folgendes macht: Falls innerhalb des DMS-Verzeichnis im Ordner Lieferantenbestellungen noch kein Ordner zur ausgewählten Lieferantenbestellung existiert, wird ein Ordner angelegt. Im Anschluss wird genau dieser Ordner geöffnet. Sollte dieser Ordner bereits bestehen, wird dieser natürlich zusammen mit den Inhalten angezeigt, falls vorhanden.
Damit erhalten wir nun eine tolle Möglichkeit, um weiterführende Dokumente “nahe am JTL Wawi” Prozess ablegen und betrachten zu können. Informationen zu dieser Lieferantenbestellung können somit in einer übersichtlichen Ordnerstruktur von ganz verschiedenen Quellen ergänzt, betrachtet und verwendet werden.
Das identische Vorgehen lässt sich im Grunde auf alle sinnvollen Bereiche übertragen, für die es Workflows gibt. So könnten Aufträge, Rechnungen, Kunden, Tickets aus dem Servicedesk, Retouren, uvm. für diese Methode herangezogen werden. Auch im Formulareditor und auf den Druckdokumenten stünden diese Informationen, wenn gewünscht, zur Verfügung.
Der Treiber ist hier weniger die JTL-Wawi, sondern eher die Sinnhaftigkeit im Aufbau der Ordnerstruktur.
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